高级文秘、行政助理综合技能实战训练

课程背景：

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难 “想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过二天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧。

课形收获：

1. 明确各级行政管理人员的职业发展方向；

2. 学会编写自己的岗位说明；

3. 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识；

4. 学会奠定非领导的“领导”地位；

5. 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平；

6. 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率；

7. 规范文档管理为企业运营发挥重要作用；

8. 提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力；

9. 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧；

10.了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象。

课程对象：

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。

课程大纲：

第一部分 职业素养篇

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1、秘书/助理人员的自我角色定位

- 初级秘书/助理：事务性文员

- 中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理

- 高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

- 如何提升秘书/助理人员的素质

- 优秀秘书与一般秘书的差异

案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

- 第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；

- 第二种认为吃年轻饭，混日子；

- 第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

二、秘书/助理的职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划？

2、为何要进行个人职业生涯规划？

- 分析自我，确立人生的方向

- 准确评价个人特点和强项，在职业竞争中发挥个人优势

- 看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力

3、职业生涯规划的简单步骤

- 掌握SWOT分析工具进行自我分析

- 运用“5W提问”法进行自我分析

What I am? 我是什么样的人？

What I want? 我想要什么？

What I can do? 我能做什么？

What fit I most? 什么是最适合我？

What I can choose？我能够选择什么？

三、秘书/助理商务礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象

- 着装的TOP原则

- “拒绝”着装败笔—着装误区

- 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人

2、基本商务礼仪

- 办公室礼仪

- 接待礼仪

- 电话礼仪与应对技巧

现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、深圳高级秘书培训、深圳行政助理培训、办公室5S管理

5S的概念

推行5S的重要性

如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

快速掌握5S技巧

第二部分 工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

时间管理的误区

时间管理的原则

- 目标管理与80/20法则

- 缓急轻重的优先管理

- 个人时间与领导工作时间计划与安排

时间管理小窍门

办公室接待与电话处理

上级的时间管理与安排

自我情绪控制与压力管理

上司出差日程管理与工作计划

小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

二、会务组织与管理

成功组织会议的技巧

组织阶段的工作：

- 会前准备

- 会中协助

- 会后整理

会议座次安排的学问

三、信息、文档管理与运用

1、信息收集

- 信息工作的六个基本要求和三个诀窍

- 收集信息工作的三个诀窍

- 信息的查实及传递

- 信息的储存与保密

2、文档管理

- 文档分类及储存的工作规范

- 文档查阅及分装的工作规范

- 文档销毁及保密的工作规范

四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

- 通用公文：

- 事务公文：

- 礼仪文书：

第三部分 统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

1、成功沟通的秘诀

- 学会聆听：不轻易打断对方的话

- 怎样反问：了解对方的需求

- 如何肯定：肯定对方—微笑、点头、是是是

- 表明立场：拒绝的艺术

- 提出解决方案：提出2-3个解决方案

2、有效沟通过程及环节

- 信息发送、接收、反馈

- 有效发送的技巧

3、认识你的沟通对象

- 与上级沟通的原则

- 与各种性格的领导打交道技巧

- 跨部门的沟通技巧

二、行政管理人员办公室事务管理

后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

员工安全和保密工作

公共关系管理

三、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

用项目计划管理工作

- 沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享：我学到了什么？

张老师

张老师先后担任多家著名大型外企人力资源部经理，具有丰富的人力资源领域工作经验。张老师擅长企业文化建设、有效的招聘与面试技巧、培训规划与实施、薪酬规划、目标管理与绩效考核、如何成为一名优秀的人力资源主管、非人力资源经理的人力资源管理课程等。

授课特点：扎实的理论基础；丰富的教学培训经验；独特的演讲风格；形象生动的案例讨论；再加实用的课程内容，使许多学员收益非浅。

服务过的企业：苏州宝德强、苏州同亨科技、苏州显辉、昆山好孩子、和舰科技、索尼、爱普生、雅马哈电子、吉田建材、耐普罗中国、华映视讯、金德精密、三星电子、飞创电讯、福田金属、国巨电子、威卡自动化、强茂电子、明基电通、森隆置业、泰科电子、大同电子、苏州天华超静有限公司、苏州顶点设计有限公司、苏州同昌贸易有限公司、张家港东洋贸易有限公司、苏州腾发钢结构有限公司、镇江丹阳森林集团